“Thấy Hoàng ở đằng kia không? Anh ấy đã làm việc ở đây gần 5 năm rồi và là một nhân viên customer service tuyệt vời. Lấy một cái ghế, ngồi cạnh anh ấy trong ca làm việc và hỏi bất kỳ câu hỏi nào bạn có vào cuối ngày”
Về cơ bản, đó chính là “job shadowing”
Nhưng liệu việc job shadowing này có hiệu quả không? Chưa chắc, Job shadowing chỉ thành công khi được thực hiện đúng cách.
Job shadowing không chỉ đơn thuần là để nhân sự mới của bạn theo dõi các đồng nghiệp dày dặn kinh nghiệm trong công việc hàng ngày của họ mà không có mục tiêu hoặc kế hoạch đào tạo rõ ràng. Nó đòi hỏi phải có kế hoạch cẩn thận và một chiến lược vững chắc để mang lại những kết quả tốt nhất cho sự phát triển cho nhân sự của bạn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá chi tiết về job shadowing là gì, các lợi ích nổi bật và cách áp dụng để tối ưu hóa hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp.
Job Shadowing là gì?

Job shadowing là một loại hình đào tạo tại chỗ, trong đó nhân sự mới hoặc nhân viên cấp dưới theo dõi và quan sát cách một nhân viên có kinh nghiệm hơn thực hiện các nhiệm vụ trong vai trò của họ.
Thông thường, Job shadowing rất phổ biến đối với những thực tập sinh mới vào nghề hoặc sinh viên, học sinh phổ thông đang cố gắng xác định các lựa chọn nghề nghiệp của mình. Tại doanh nghiệp, đây là một cách rất hiệu quả để nhân viên khám phá và xây dựng các kỹ năng mới hoặc quyết định có nên theo đuổi một con đường sự nghiệp mới hay không.
Ngoài ra, Job shadowing rất hiệu quả trong việc đào tạo nhân sự mới. Thông qua job shadowing, nhân sự có thể thu hẹp khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành. Trong quá trình đào tạo truyền thống, họ có được kiến thức lý thuyết về cách thực hiện một nhiệm vụ, trong khi đó, trong quá trình job shadowing, họ có thể thấy nhiệm vụ này được thực hiện trong thực tế như thế nào.
Job Shadowing thường diễn ra trong một bộ phận cụ thể. Nhưng job shadowing cũng có thể diễn ra ở nhiều bộ phận khác nhau. Ví dụ: nếu một nhân viên làm việc trong bộ phận bán hàng với tư cách là account manager nhưng muốn có thêm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, họ sẽ theo dõi một chuyên gia tư vấn bán hàng.
Lợi ích của Job Shadowing

Mọi loại hình đào tạo đều có lợi cho cả nhân viên và toàn bộ tổ chức. Một chương trình Job shadowing có thể mang lại những lợi ích đến công ty và nhân viên của bạn theo những cách sau:
- Tăng cường gắn kết và hài lòng của nhân viên: Quan sát đồng nghiệp cho phép nhân sự nắm bắt đặc điểm vị trí công việc, các nhiệm vụ và yêu cầu cụ thể ra sao. Qua đó, họ có sự hình dung rõ ràng về việc liệu đây có phải là con đường sự nghiệp mà họ muốn theo đuổi hay không.
- Đào tạo chéo: Nhân sự có thể học các kỹ năng mới bằng cách tương tác với mọi người trong các phòng ban khác. Do đó, tổ chức, doanh nghiệp có nhiều sự linh hoạt hơn để thực hiện Upskill và Reskill cho nhân sự nội bộ.
- Khuyến khích chia sẻ kiến thức: Những nhân sự hướng dẫn (mentor) cũng có cơ hội thực hành các kỹ năng cố vấn của mình mà đồng thời cũng có thể suy ngẫm, cải thiện công việc của mình.
- Xây dựng văn hóa học tập: Job shadowing thúc đẩy môi trường, văn hóa học tập liên tục, giúp mỗi cá nhân trở thành một phần của hành trình phát triển không ngừng.
Đọc thêm: Học tập liên tục (Continuous Learning) là gì? Cách triển khai tại nơi làm việc - Khám phá cơ hội nội bộ: Nhân viên có thể thử nghiệm các lộ trình nghề nghiệp khác nhau ngay trong tổ chức của mình.
- Chuẩn bị cho vai trò lãnh đạo: Quan sát nhân viên cấp cao giúp người mới tiếp thu phong cách lãnh đạo, nhờ đó có được những hiểu biết sâu sắc về những tố chất cần thiết để họ trở thành những nhà lãnh đạo thành công trong tương lai.
- Nâng cao năng suất: Khi nhân sự của bạn có cơ hội theo dõi những đồng nghiệp giàu kinh nghiệm hơn, họ học được những “mẹo” và các kỹ thuật hữu ích sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn.
- Tiết kiệm chi phí đào tạo: Với chi phí thấp, job shadowing là hình thức đào tạo hiệu quả mà không cần đến chuyên gia bên ngoài hoặc các chương trình đào tạo tốn kém.
Cách thực hiện Job shadowing hiệu quả

Thách thức lớn nhất là biến hoạt động Job Shadowing từ bài tập “quan sát và học hỏi” thành một trải nghiệm học tập thực sự cho nhân sự của bạn.
Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện chương trình Job Shadowing hiệu quả và biến nó thành một trải nghiệm đáng giá cho cả người học và người hướng dẫn (Mentor).
1. Đặt ra mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng
Đầu tiên, bạn nên xác định mục tiêu mà bạn muốn đạt được với chương trình Job Shadowing.
Ví dụ: liệu bạn có cần đào tạo nhân sự mới nhanh hơn không? Hay bạn muốn đào tạo chéo nhân sự cho các vai trò cụ thể?
Để đạt được điều đó, hãy trả lời các câu hỏi sau:
- Tại sao nhân viên cần nó?
- Nhân viên sẽ học được gì từ nó?
- Tại sao job shadowing lại là cách tốt nhất để nhân viên của bạn học hỏi?
Sau khi có ý tưởng rõ ràng về mục đích, cần giải thích kỹ lưỡng cho các thành viên trong nhóm để họ hiểu rõ mục tiêu trước và trong quá trình Job Shadowing.
2. Chọn người hướng dẫn phù hợp
Không phải người giàu kinh nghiệm nào cũng có thể đảm nhận vai trò người hướng dẫn (mentor). Dù có kinh nghiệm đến đâu, họ cũng có thể cần thêm kỹ năng để hướng dẫn nhân sự khác thành công. Vì vậy, điều quan trọng là chọn những mentor thoải mái khi được theo dõi và sẵn lòng hỗ trợ người được đào tạo (mentee).
Sau đó, đảm bảo cung cấp cho các mentor tất cả các công cụ cần thiết để thực hiện quá trình này thành công. Tổ chức các buổi đào tạo để giúp họ xây dựng hoặc cải thiện các kỹ năng như lắng nghe tích cực, cung cấp phản hồi, đồng cảm, v.v., và cung cấp cho họ thông tin cần thiết về mục tiêu của chương trình này và cách họ có thể giúp đạt được mục tiêu đó.
Trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng Mentor, hãy trả lời các câu hỏi sau:
- Mentor cần phải là nhân sự vị trí cao cấp hay có thể là vị trí cùng cấp?
- Quá trình Job Shadowing sẽ kéo dài bao lâu?
- Mentor nào là người đáng để học hỏi nhất?
- Chương trình sẽ diễn ra khi nào?
- Chương trình sẽ diễn ra ở đâu? (trực tiếp, từ xa, kết hợp,…)
3. Lập kế hoạch chi tiết
Sau khi chọn mentor và các thức, thời gian và địa điểm diễn ra, bạn nên suy nghĩ kỹ hơn về những nội dung chi tiết hơn trong đó. Cũng như cách giải quyết các vấn đề tiềm ẩn. Với kế hoạch này trong đầu, hãy tìm ra tất cả các cơ hội cung cấp giải pháp của bạn.
Ví dụ: nếu các nhóm của bạn làm việc từ xa, Virtual Job Shadowing là một lựa chọn phù hợp. Để đạt được điều đó, bạn cần lên kế hoạch trước, vì bạn sẽ cần các công cụ và quy trình khác nhau để thực hiện. Job Shadowing ảo phụ thuộc rất nhiều vào sự tương tác giữa mentor và mentee, vì vậy một trong những ưu tiên hàng đầu của bạn là tạo môi trường để họ làm việc cùng nhau bằng cách sử dụng các công cụ hội nghị video và ghi hình màn hình.
4. Đào tạo về lợi ích của job shadowing cho nhân sự của bạn
Để có thể thu hút nhân sự của bạn (mentee và mentor) tham gia vào chiến lược phát triển này, cần thông báo cho họ về lợi ích của nó. Tất cả họ cần hiểu những lợi ích mà Job Shadowing mang lại.
Ví dụ: bạn có thể truyền đạt điều này qua email hoặc thiết lập một phiên đào tạo ngắn trên nền tảng học tập của mình. Tại đó, bạn sẽ đưa ra những lợi ích của chương trình, thông tin hữu ích về những người tham gia và một số câu hỏi thường gặp. Bạn cũng có thể tổ chức một hội nghị trực tuyến hoặc một phiên họp với các quản lý để giải thích thêm về cách triển khai chiến lược Job Shadowing và những lợi ích cốt lõi của nó.
5. Lập kế hoạch cụ thể cho từng ngày
Bước tiếp theo là tận dụng tối đa mỗi ngày trong chương trình Job Shadowing. Với một kế hoạch cẩn thận, bạn có thể sử dụng được tối đa thời gian của mentor.
Đối với mỗi ngày của chương trình Job Shadowing, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
- Có cuộc họp nào không và nếu có, chúng sẽ bao gồm những gì?
- Mục tiêu cụ thể đằng sau các nhiệm vụ hoặc công việc mà mentee sẽ đảm nhận là gì?
- Mentor có cần đào tạo, hỗ trợ hoặc công cụ đặc biệt nào để đạt được những mục tiêu này không?
Sau đó, phối hợp với mentor, lên kế hoạch cho từng ngày liên quan đến Job Shadowing và khuyến khích họ giao tiếp với mentee nhiều nhất có thể.
Hãy cho họ biết rằng ngay cả khi chương trình này có mục tiêu rõ ràng, họ có thể phá vỡ sự căng thẳng và tham gia vào những cuộc trò chuyện nhỏ trong giờ nghỉ. Ví dụ: mentor có thể ăn trưa với mentee để tương tác với họ và cảm thấy thoải mái hơn với nhau.
6. Chuẩn bị cho người được đào tạo (Mentee)
Sau khi bạn đã chuẩn bị chương trình Job Shadowing và mentors, bạn nên thông báo cho mentee về các bước tiếp theo.
Gửi cho Mentee một email với hướng dẫn rõ ràng về việc kết nối họ cho một nhân sự cấp cao, cung cấp thông tin về các mục tiêu và kỳ vọng, và nhắc nhở họ đặt câu hỏi và ghi chú. Bằng cách này, bạn giúp nhân sự được đào tạo giảm căng thẳng và tham gia tốt hơn vào chương trình.
Hơn nữa, bạn có thể cung cấp cho họ một bảng câu hỏi hữu ích cho các buổi Job Shadowing. Họ sẽ tập trung hơn và hiểu rõ hơn về những gì họ được mong đợi.
7. Đánh giá hiệu quả chương trình
Bước quan trọng nhất sau khi hoàn thành chương trình phát triển nhân sự này là đánh giá hiệu quả của nó. Cách tốt nhất để đạt được điều này là hỏi mentee và mentor về trải nghiệm của họ.
Đọc thêm: Mô Hình Kirkpatrick – 4 Cấp Độ Đánh Giá Đào Tạo
Tiến hành khảo sát, phát phiếu hỏi hoặc lên kế hoạch cho các cuộc họp 1:1 để thu thập dữ liệu về trải nghiệm tổng thể của họ và tìm ra những điểm nào cần cải thiện. Đồng thời, bạn có thể đánh giá xem chương trình có hiệu quả đối với mentee không bằng cách đánh giá tiến độ của họ thông qua các bài quizz và test.
Bạn sẽ hiểu rõ hơn những gì cần sửa đổi, có được ý tưởng Job Shadowing mới hoặc tìm hiểu cách để chương trình này trở nên có tầm ảnh hưởng hơn.
Tips cho Virtual Job Shadowing (Job Shadowing ảo)

Vì nhiều doanh nghiệp đang hoạt động theo mô hình làm việc từ xa/hybrid, nên biết cách triển khai Job Shadowing ảo đúng cách là điều cần thiết.
Job Shadowing ảo tương tự như chương trình truyền thống, nhưng mentee và mentor không ở cùng địa điểm. Sự khác biệt chính là mọi thứ phải được thực hiện trực tuyến trong Job Shadowing ảo.
Lên kế hoạch và thiết lập chương trình Job Shadowing ảo tuân theo cùng một quy trình như trên. Nhưng bạn nên xem xét và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết khi áp dụng trên môi trường ảo.
Để chương trình Job Shadowing ảo của bạn diễn ra một cách thuận lợi, tất cả những gì bạn phải làm là đảm bảo:
- Tận dụng các công cụ họp video và ứng dụng trò chuyện để cho phép tương tác thường xuyên
- Sử dụng các công cụ đào tạo trực tuyến để nâng cao trải nghiệm tổng thể
- Tổ chức các buổi đào tạo trực tuyến bằng nền tảng học tập thân thiện với người dùng
Đọc thêm: E-Learning là gì? Những ưu điểm và xu hướng học trực tuyến
LMS là gì? Chức năng và vai trò của LMS
Kết hợp Job Shadowing với phương pháp đào tạo khác
Job Shadowing có rất nhiều lợi ích để cung cấp cho tổ chức và nhân sự của bạn. Nhưng nó không nên là lựa chọn duy nhất cho hoạt động đào tạo và phát triển cho nhân sự của bạn.
Thay vì chỉ cung cấp Job Shadowing, bạn có thể kết hợp nó với các loại đào tạo khác, chẳng hạn như các khóa học trực tuyến, Hybrid learning, Blended learning và các mô-đun microlearning trên thiết bị di động.
Bằng cách đó, bạn sẽ có một cách tiếp cận toàn diện để đào tạo nhân sự và gặt hái những lợi ích của một chiến lược L&D toàn diện mang lại thành công cho tổ chức của bạn.
Đọc thêm: Skill-Based learning là gì? Cách triển khai đào tạo dựa trên kỹ năng tại doanh nghiệp
Kết Luận
Job shadowing là một công cụ phát triển nhân sự hiệu quả, mang lại giá trị cao cho cả nhân sự và tổ chức. Khi được triển khai đúng cách, nó không chỉ giúp nhân sự hiểu rõ hơn về vai trò của mình mà còn tạo điều kiện để họ học hỏi kinh nghiệm thực tế từ những đồng nghiệp có chuyên môn.
Đối với doanh nghiệp, phương pháp này có thể nâng cao sự gắn kết, thúc đẩy văn hóa học tập và giúp tối ưu hóa chi phí đào tạo. Tóm lại, đầu tư vào job shadowing là một chiến lược hiệu quả để phát triển đội ngũ vững mạnh và xây dựng một môi trường làm việc năng động, học hỏi không ngừng.
Theo dõi các kênh của Nettop: Blog, youtube và fanpage luôn chia sẻ các kiến thức mới nhất, xu hướng và những thông tin hữu ích trong lĩnh vực L&D và E-learning:
Ngoài ra, bạn có thể tham gia Cộng đồng Articulate Storyline & Thiết kế eLearning pro để trao đổi, học hỏi và chia sẻ những điều thú vị về thiết kế đào tạo & e-Learning.
Đọc thêm: 5 xu hướng L&D trong năm 2024