Nếu một nhân sự mới bắt đầu một công việc mới và cảm thấy lạc lõng, không biết bắt đầu từ đâu? Đó là khi doanh nghiệp chưa thực hiện được quá trình onboarding hiệu quả. Onboarding không chỉ đơn thuần là làm quen với môi trường làm việc mới, mà còn là cầu nối giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng, đóng góp tích cực và gắn bó lâu dài với công ty.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu sâu hơn về vai trò quan trọng của onboarding và sử dụng Onboarding Checklist của TalentLMS giúp thực hiện quy trình Onboarding đơn giản và hiệu quả.
Onboarding là gì?
Onboarding là quá trình chào đón và giới thiệu nhân viên mới về công ty, đồng nghiệp và công việc của họ. Đây là giai đoạn quan trọng để nhân viên mới hiểu rõ về vai trò của mình, các quy trình làm việc và cảm thấy được kết nối với tổ chức.
Quá trình này thường bao gồm các hoạt động như:
- Giới thiệu về công ty: Giới thiệu lịch sử, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty.
- Giới thiệu về đội ngũ: Giới thiệu các bộ phận, đồng nghiệp và vai trò của nhân viên mới trong tổ chức.
- Đào tạo công việc: Cung cấp kiến thức, kỹ năng cần thiết để nhân viên mới thực hiện công việc hiệu quả.
- Hỗ trợ và theo dõi: Cung cấp sự hỗ trợ cần thiết cho nhân viên mới trong giai đoạn đầu và theo dõi tiến độ làm việc của họ.
Xem thêm: Onboarding Training hiệu quả vượt trội với eLearning
Vai trò của Onboarding trong tổ chức
Onboarding tạo nên nền tảng cho trải nghiệm của nhân viên. Và nó cũng đặt nền móng cho mối quan hệ giữa công ty và những nhân viên mới tương lai.
Theo nghiên cứu gần đây của TalentLMS và BambooHR, 67% nhân viên Gen Z đồng ý rằng quá trình onboarding giúp họ cảm thấy được chào đón và trân trọng tại công ty mới. Và 62% cho biết onboarding đã giúp họ giảm bớt lo lắng khi là nhân viên mới.
Nếu làm chưa đúng cách, bạn có nguy cơ mất đi nhân viên mới. Điều này đồng nghĩa với việc phải đầu tư thêm tiền để tuyển dụng và đào tạo lại người thay thế. Chưa kể đến chi phí mà công ty phải gánh chịu khi thương hiệu và danh tiếng bị tổn hại. (Ví dụ, cung cấp trải nghiệm onboarding kém chất lượng, hơn một nửa nhân viên sẽ xem đó là hình ảnh phản ánh của một tổ chức không tốt.)
Tuy nhiên, mặc dù đã được chức minh tầm quan trọng nhưng onboarding vẫn tương đối kém phổ biến. Trên thực tế, theo Gallup, 88% tổ chức triển khai Onboarding chưa hiệu quả. Thiết kế và thực hiện onboarding hiệu quả đòi hỏi sự tổ chức và cam kết. Không phải mọi công ty đều có cơ sở hạ tầng hoặc quy trình để thực hiện điều đó một cách trọn vẹn.
Đúng vậy, một tổ chức doanh nghiệp đang trải qua giai đoạn tăng trưởng nhanh chóng sẽ có các đội ngũ chuyên gia với mục đích duy nhất là quản lý onboarding và định hướng nhân viên mới. Điều tương tự cũng xảy ra với các doanh nghiệp lớn có doanh thu cao thường xuyên.
Đối với những doanh nghiệp lớn, họ sẽ có đội ngũ chuyên gia riêng để triển khai và quản lý Onboarding. Tuy nhiên, các công ty nhỏ không có nhiều chi phí để thuê các chuyên gia riêng, HR (nhân sự) sẽ đảm nhận cả việc triển khai Onboarding, nhưng không phải đội ngũ nhân sự nào cũng thực hiện Onboarding một cách thường xuyên. Khi phải xử lý cùng lúc nhiều nhiệm vụ khác, đội ngũ nhân sự này sẽ khó có thể thực hiện tất cả công việc hiệu quả . Một cách đơn giản giúp các tổ chức thực hiện tốt việc onboarding là sử dụng checklist onboarding khi đào tạo nhập môn nhân viên mới.
Xem thêm: E-learning cho Đào tạo nhập môn (Onboarding Training)
Tại sao nên sử dụng checklist onboarding?
Hầu hết mọi người đều yêu thích checklist. Danh sách các nhiệm vụ kèm theo thời hạn là công cụ hữu ích trong mọi hoàn cảnh, dù là cá nhân hay công việc. Và checklist có thể áp dụng cho hầu hết mọi quy trình, hoạt động hay lĩnh vực. Vậy, cụ thể thì chúng có thể giúp ích gì cho Onboarding? Dưới đây là những lợi ích chính:
- Sự rõ ràng: Quy trình Onboarding không phải là công việc của một người. Nó liên quan đến nhiều người ở các giai đoạn khác nhau. Với một checklist Onboarding, mọi người đều biết họ cần làm gì và khi nào.
- Mang lại sự tự tin: Không phải ai tham gia vào quy trình Onboarding cũng là chuyên gia. Việc có một hướng dẫn giúp mọi người hiểu rõ quy trình, cung cấp bối cảnh và khiến tất cả những người tham gia cảm thấy tự tin trong vai trò của mình.
- Đảm bảo tuân thủ: Checklist chi tiết giúp bạn có thể tự tin rằng các quy trình nội bộ và các yêu cầu pháp lý đối với nhân viên mới đều đã được hoàn thành.
- Khả năng duy trì: Sự minh bạch giúp doanh nghiệp và quy trình trở nên bền vững hơn. Khi tất cả các bên liên quan đều làm việc với một checklist Onboarding chi tiết và tập trung, mọi người đều thấy rõ các nhiệm vụ cần thực hiện và thời gian. Điều này cho phép bất kỳ ai trong đội ngũ nhân sự đều có thể thay thế và tiếp nhận công việc ở bất kỳ giai đoạn nào.
- Giảm thiểu sai sót: Với nhiệm vụ được phân công rõ ràng, dòng thời gian cụ thể và các nhiệm vụ chi tiết được ghi chép trong checklist, các lỗi, thiếu sót và không chính xác trong quy trình Onboarding được giảm thiểu đáng kể.
- Mang lại sự an tâm: Bắt đầu công việc mới có thể khiến nhân viên căng thẳng. Checklist chi tiết nhắc nhở nhân viên mới rằng có một quy trình hỗ trợ giúp họ phát huy tốt nhất khả năng. Và một chương trình đào tạo toàn diện để hướng dẫn họ qua những giai đoạn chưa chắc chắn.
- Đảm bảo tính nhất quán: Mỗi nhân viên mới cần được đón nhận với mức độ quan tâm và chi tiết như nhau khi bắt đầu công việc. Checklist Onboarding giúp mang lại trải nghiệm nhất quán cho tất cả nhân viên mới. Thêm vào đó, những điểm cần cải thiện cũng dễ dàng được phát hiện hơn.
- Đảm bảo tuân thủ: Checklist chi tiết giúp bạn có thể tự tin rằng các quy trình nội bộ và các yêu cầu pháp lý đối với nhân viên mới đều đã được hoàn thành.
- Tăng giá trị: Onboarding hiệu quả không chỉ là chính sách, thủ tục giấy tờ. Đó còn là tạo ra sự gắn kết, sự hiểu biết và kết nối cảm xúc với nhân viên mới. Checklist giúp bạn dễ dàng kiểm tra lại chương trình Onboarding của mình. Có đủ cơ hội để nhân viên mới tìm hiểu về văn hóa, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của công ty chưa? Bằng cách sử dụng checklist, bạn có thể cân bằng nội dung và xác định những khoảng trống.
- Tăng hiệu quả: Sự minh bạch cũng giúp doanh nghiệp và quy trình trở nên hiệu quả hơn. Loại bỏ sự trùng lặp công việc, checklist Onboarding đảm bảo không ai trong đội ngũ của bạn lãng phí thời gian cho những nhiệm vụ đã hoàn thành.
- Tạo không khí hào hứng: Onboarding không chỉ giới hạn trong tuần đầu tiên của nhân viên mới. Nhưng với nhiều hoạt động quan trọng tập trung vào khoảng thời gian trước khi bắt đầu làm việc, checklist Onboarding cũng hoạt động như một bảng đếm ngược. Gửi trước cho nhân viên mới, đây là cách tuyệt vời để tạo cảm giác về nhịp độ, sự phấn khởi và động lực cả bên trong lẫn bên ngoài.
- Nâng cao trải nghiệm: Tất cả những lợi ích tích cực này (từ tính nhất quán và cân bằng đến độ chính xác, sự phong phú và hỗ trợ) tạo nên một trải nghiệm tốt hơn và gắn kết hơn cho nhân viên mới của bạn.
Mẫu Onboarding Checklist: phân tích và ứng dụng (từ TalentLMS)
Mỗi doanh nghiệp đều có quy trình, hệ thống và văn hóa riêng. Checklist Onboarding của bạn cần phản ánh những yếu tố này. Tuy nhiên, việc bắt đầu với một mẫu (Template) có sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. TalentLMS đã nghiên cứu và tạo ra một loạt checklist Onboarding giúp giảm bớt áp lực cho đội ngũ của bạn, bạn có thể tải xuống, lưu trữ và sử dụng Template để hỗ trợ quy trình này.
Checklist bắt đầu từ giai đoạn quan trọng của preboarding – thời điểm hình thành ấn tượng đầu tiên của nhân viên mới. Kéo dài đến tháng thứ ba, khi giai đoạn thử việc của nhân viên mới kết thúc. Hãy tùy chỉnh checklist theo nhu cầu của bạn và lưu với tên đầy đủ và ngày bắt đầu của nhân viên mới.
Tips: Mỗi checklist đều có một cột dành cho nhân viên làm việc từ xa. Cột này nêu bật những điểm khác biệt trong quy trình đối với nhân viên không làm việc tại văn phòng và cung cấp các mẹo cho các phương án thay thế.
Tải Template Onboarding Checklist:
Tải ngay
Preboarding Checklist
Trong khoảng thời gian từ khi chấp nhận lời mời làm việc đến khi bắt đầu công việc, một chiến lược preboarding được lập kế hoạch kỹ lưỡng là rất quan trọng cho nhân viên mới. Giai đoạn này giúp nhân viên mới cảm thấy họ là một phần của đội ngũ, đồng thời duy trì sự hào hứng, năng suất và cam kết lâu dài. Checklist preboarding sẽ giúp bạn dễ dàng nắm rõ các bước cần thực hiện.
Ngày đầu tiên (Day one Checklist)
Quá trình giới thiệu (hoặc định hướng) nhân viên mới bắt đầu ngay từ lúc họ chính thức làm việc tại công ty bạn. Ngày đầu tiên có ý nghĩa rất quan trọng trong việc giúp quá trình Onboarding diễn ra suôn sẻ. Đây là thời điểm để nhân viên mới làm quen với văn hóa công ty, giá trị cốt lõi, quy trình làm việc và các đội ngũ. Sử dụng checklist Onboarding sẽ giúp bạn đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào.
Tuần đầu tiên (Week one Checklist)
Cần chắc chắn rằng nhân viên mới đã cam kết hoàn toàn với môi trường làm việc mới. Thay đổi có thể là một thách thức, gây ra căng thẳng khi họ phải thích nghi. Do đó, bạn nên theo dõi checklist Onboarding tuần đầu tiên để tạo cảm giác thuộc về tổ chức và giữ nhân viên mới hứng thú với công việc. Một số bước quan trọng trong tuần đầu tiên bao gồm thêm họ vào các nhóm nhắn tin nội bộ liên quan, lên lịch gặp gỡ 1:1 với quản lý và các hoạt động khác.
Ba tháng đầu (First three months Checklist)
Trong ba tháng đầu của quá trình Onboarding, nhân viên mới sẽ học hỏi tối đa về trách nhiệm công việc, giá trị và văn hóa của tổ chức, các sản phẩm hoặc dịch vụ, cơ cấu đội ngũ, và hơn thế nữa. Vì vậy, khi giai đoạn này kết thúc, cần đảm bảo nhân viên mới đã hoàn thành các khóa đào tạo và tiếp thu đầy đủ kiến thức cần thiết để bắt đầu vai trò mới của mình.
Lưu ý khi sử dụng checklist onboarding đào tạo nhân viên mới
Tạo ra một checklist onboarding nhân viên mới là một chuyện, tận dụng nó là chuyện khác. Dưới đây là một vài điều cần cân nhắc khi tìm cách tối ưu hóa hướng dẫn của bạn.
Quyền truy cập (Access)
Đảm bảo rằng tất cả những người tham gia vào quy trình Onboarding, từ đội ngũ nhân sự, nhà tuyển dụng, quản lý tuyển dụng, đến nhân viên mới, đều có quyền truy cập vào checklist. Nhân viên mới chỉ cần phiên bản rút gọn, tập trung vào những gì họ cần hoàn thành.
Lưu trữ (Storage)
Chỉ nên có một phiên bản checklist cho mỗi nhân viên mới, được lưu trữ tập trung để các bên liên quan có thể dễ dàng truy cập. Bạn có thể sử dụng ổ đĩa chung, lưu trữ đám mây, hoặc HRIS và nên bảo vệ bằng mật khẩu nếu cần thiết.
Tips: Tạo một định dạng đặt tên tiêu chuẩn cho từng checklist cá nhân. Ví dụ, ‘Checklist Onboarding – [Tên nhân viên].’ Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và theo dõi.
Phân công trách nhiệm, quyền sở hữu (Ownership)
Phân công rõ ràng một người hoặc nhóm trong đội ngũ nhân sự chịu trách nhiệm giám sát và quản lý tiến độ các nhiệm vụ trong checklist. Điều này đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và trách nhiệm được truyền đạt rõ ràng.
Tùy chỉnh (Customization)
Thêm các chi tiết cá nhân của nhân viên mới vào checklist, như tên, mã nhân viên và ngày bắt đầu. Tùy chỉnh checklist dựa trên nhu cầu cụ thể của từng nhân viên, ví dụ như nhân viên từ xa hoặc nhân viên làm việc tại văn phòng có thể cần checklist khác nhau.
Xem thêm: Chuyển đổi số trong L&D sử dụng công cụ nào?
Kết luận
Xây dựng và triển khai một quy trình Onboarding hiệu quả không chỉ mang lại lợi tức đầu tư (ROI) cao mà còn góp nhiều vào thành công của cả nhân viên mới và doanh nghiệp. Một quy trình Onboarding chất lượng tạo ra những ấn tượng đầu tiên sâu sắc, tích cực, giúp nhân viên mới dễ dàng hòa nhập và phát triển. Đồng thời, nó cũng giúp doanh nghiệp thiết lập nền tảng bền vững cho mối quan hệ lâu dài.
Với các nguồn lực phù hợp, việc quản lý và cải tiến quy trình này trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ, chẳng hạn như sử dụng các checklist mẫu Onboarding hoặc triển khai phần mềm Onboarding. Những công cụ này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình của bạn.
Tuy nhiên, quy trình Onboarding không chỉ dừng lại ở việc triển khai. Đánh giá hiệu quả chương trình và điều chỉnh dựa trên phản hồi từ nhân viên là bước không thể thiếu để đảm bảo chất lượng. Đồng thời, hãy chú ý đến các xu hướng Onboarding mới để giữ quy trình luôn phù hợp và hiện đại.
Bằng cách liên tục cải thiện trải nghiệm Onboarding, bạn không chỉ tối ưu hóa hiệu quả của chương trình mà còn đầu tư vào sự thành công lâu dài của nhân viên và tổ chức. Đây chắc chắn là một khoản đầu tư xứng đáng với thời gian và công sức bỏ ra.
Follow kênh của Nettop để cập nhật các kiến thức xu hướng và những thông tin hữu ích trong lĩnh vực L&D và E-learning:
Ngoài ra, bạn có thể tham gia Cộng đồng Articulate Storyline & Thiết kế eLearning pro để trao đổi, học hỏi và chia sẻ những điều thú vị về thiết kế đào tạo & e-Learning.
Xem thêm: Skill-Based learning là gì? Cách triển khai đào tạo dựa trên kỹ năng tại doanh nghiệp
