Phân tích là công việc thường bị bỏ qua, nhưng lại là tiền đề vô cùng cần thiết để thực hiện tốt công việc thiết kế đào tạo (Instructional design). Kết quả từ các phân tích của bạn giúp bạn chẩn đoán vấn đề hiện tại, cũng như giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu của người học, nội dung công việc và các nhiệm vụ cần được đào tạo để thực hiện tốt hơn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các phân tích này và thảo luận về lý do tại sao phân tích đánh giá lại quan trọng đối với thiết kế đào tạo. Cùng bắt đầu nhé.
Đọc thêm nếu bạn chưa biết rõ về thiết kế đào tạo: Instructional Design: Tổng quan thiết kế đào tạo
Tổng quan phân tích trong Thiết kế đào tạo
Phân tích (Analysis) giống như việc xây nhà cần có bản thiết kế chi tiết, là bước khởi đầu không thể thiếu trong quá trình thiết kế đào tạo. Việc bỏ qua giai đoạn này giống như xây nhà mà không có bản vẽ, có thể dẫn đến kết quả không như mong đợi và lãng phí tài nguyên.
Các loại phân tích cần thiết của một chương trình đào tạo thành công:
- Phân tích nhu cầu đào tạo (Training Needs Assessment): Xác định liệu đào tạo có giúp giải quyết vấn đề hiện tại của tổ chức hay không.
- Phân tích công việc – nhiệm vụ (Job-Task Analysis): Xác định hoạt động công việc điển hình mà nhân viên cần được ưu tiên đào tạo để thực hiện công việc hiệu quả hơn.
- Phân tích người học (Learner Analysis): Tìm hiểu về đặc điểm, kiến thức nền tảng và phong cách học tập của đối tượng học viên.
- Phân tích bối cảnh cảnh đào tạo (Instructional Context Analysis): Đánh giá môi trường học tập, công cụ và tài nguyên có sẵn để thiết kế chương trình phù hợp.
4 loại phân tích trên có mối liên kết chặt chẽ với nhau và cùng nhau tạo nên một bức tranh toàn diện về nhu cầu đào tạo. Nhờ đó, các nhà thiết kế có thể xây dựng những chương trình đào tạo hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp và mang lại lợi ích cho cả tổ chức và người học.
Sau đây, chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu từng loại phân tích cụ thể và cách tiến hành phân tích hiệu quả:
Loại 1: Phân Tích Nhu Cầu Đào Tạo (Training Needs Assessment)
Phân tích nhu cầu đào tạo (Training Needs Assessment) cho chúng ta biết liệu đào tạo có thực sự cần thiết để giải quyết vấn đề hiện tại hay không, biến nó trở thành loại phân tích quan trọng nhất trong thiết kế đào tạo. Thông trường, phòng L&D sản xuất các chương trình đào tạo bất cứ khi nào có yêu cầu, ngay cả khi đào tạo không thể giải quyết vấn đề hiệu suất hoặc mang lại kết quả mong muốn.
Chúng ta tiến hành đánh giá nhu cầu để xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề hiệu suất trong tổ chức. Khi hiểu rõ vấn đề đang đối mặt, chúng ta có thể thiết kế (hoặc đề xuất) các giải pháp phù hợp.
Cụ thể, để đánh giá nhu cầu cần trả lời 2 câu hỏi chính:
- Tại sao nhân viên không đạt được hiệu suất làm việc mong muốn?
- Điều gì sẽ giúp họ đạt được hiệu suất mong muốn?
Như bạn có thể tưởng tượng, câu trả lời cho câu hỏi thứ hai phụ thuộc vào câu trả lời cho câu hỏi đầu tiên. Nếu chúng ta phát hiện ra rằng nhân viên không đạt được mức hiệu suất mong muốn do một vấn đề tổ chức (chẳng hạn như không có quyền truy cập vào một công cụ cần thiết), thì một giải pháp phù hợp sẽ là giải quyết rào cản tổ chức đó – chứ không phải là tung ra một chương trình đào tạo và hy vọng nó sẽ giải quyết vấn đề.
Đào tạo được dành riêng cho một loại vấn đề hiệu suất cụ thể – nó chỉ có thể giúp giải quyết vấn đề khi vấn đề đó là do thiếu kiến thức hoặc kỹ năng.
Vì vậy, nếu nhân viên không thể đạt được mức hiệu suất mong muốn vì họ không có kiến thức hoặc kỹ năng cần thiết thì đào tạo sẽ là giải pháp phù hợp giúp bạn nâng cao hiệu hiệu suất.
Do đó, bạn nên tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo (Training Needs Assessment) trước bất kỳ loại phân tích nào khác. Trong khi các phân tích sau được tiến hành sau khi bạn đã xác nhận rằng đào tạo sẽ giúp giải quyết vấn đề, thì phân tích này được tiến hành hoàn toàn để xác định các biện pháp can thiệp nào sẽ giúp giải quyết vấn đề.
Xác định giải pháp nào sẽ giải quyết vấn đề còn các loại phân tích khác sẽ tiến hành sau khi xác nhận đào tạo là giải pháp cho vấn đề.
Làm thế nào để tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo (Training Needs Assessment)?
Bạn tiến hành đánh giá nhu cầu thông qua phỏng vấn, quan sát trực tiếp, khảo sát và tập trung vào nhóm nhân viên mục tiêu (the target job group – Nhóm nhân viên mục tiêu bao gồm những nhân viên cần được cải thiện hiệu suất) và cấp trên của họ. Việc xem xét hồ sơ nhân sự và hiệu quả làm việc bởi nhóm nhân viên mục tiêu cũng có thể hữu ích.
Kho dữ liệu phong phú này giúp bạn xác định khoảng cách giữa mức hiệu suất hiện tại của nhân viên và mức hiệu suất mong muốn. Và như chúng ta đã nói ở trên, giải quyết những khoảng cách này là cách để cải thiện hiệu suất con người.
Loại 2: Phân Tích Công Việc – Nhiệm Vụ (Job-Task Analysis)
Sau khi xác định được nhu cầu đào tạo, bạn tiến hành phân tích công việc – nhiệm vụ (Job-Task Analyisis hay JTA), tức là phân tích các nhiệm vụ, hoạt động công việc mà nhân viên phải thực hiện để hoàn thành tốt công việc của họ. Sau đó, bạn sử dụng thông tin này để thiết kế các hoạt động thực hành hướng đến các hành vi ưu tiên cao nhất.
Cụ thể, mục tiêu của bạn với phân tích công việc-nhiệm vụ là thu thập các thông tin sau:
- Các nhiệm vụ mà nhân viên phải thực hiện để đáp ứng một khía cạnh nhất định của công việc của họ
- Tần suất họ phải thực hiện mỗi nhiệm vụ
- Độ khó của mỗi nhiệm vụ
- Tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ
Với dữ liệu về tần suất, độ khó và tầm quan trọng, bạn có thể xác định các hành động ưu tiên cao. Nếu bạn xác định các hành động có tần suất, độ khó và tầm quan trọng cao thì đó là những hành vi rõ ràng cần được đào tạo. Tuy nhiên, đáp ứng hai trong ba yếu tố này có thể đủ để coi một hoạt động ưu tiên cao trong đào tạo.
Hoặc, nếu hành động mang lại hậu quả cực kỳ nghiêm trọng khi thực hiện sai, thì đó cũng một hành động cần được ưu tiên đưa vào đào tạo.
Ví dụ: hãy tưởng tượng rằng bạn đang tiến hành một JTA với các y tá tại một bệnh viện địa phương. Bạn có thể xác định rằng việc xử lý kim tiêm đã qua sử dụng là một hành động ưu tiên cao do tầm quan trọng của nó, ngay cả khi các y tá không phải làm điều đó thường xuyên và việc làm này không quá khó.
Thông tin bạn thu thập được trong quá trình JTA cực kỳ quan trọng để thiết kế chương trình đào tạo vì nó gợi ý những hoạt động đào tạo mà bạn nên tập trung trong khi thiết kế chương trình.
Làm thế nào để tiến hành phân tích công việc-nhiệm vụ?
Để tiến hành JTA, trước tiên bạn quan sát hoặc phỏng vấn một hoặc nhiều nhân viên trong nhóm nhân viên mục tiêu và liệt kê mọi hành động mà họ phải thực hiện để hoàn thành một khía cạnh nhất định của công việc. Có thể giả định rằng phân tích này tập trung vào khía cạnh mà nhân viên đang gặp khó khăn như đã được xác định ờ phần đánh giá nhu cầu đào tạo.
Ví dụ: nếu bạn phát hiện trong quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo của mình rằng hầu hết các nhà phân tích dữ liệu trong công ty của bạn không biết cách sử dụng Excel hết khả năng của nó, thì bạn sẽ hoàn thành JTA của mình về các nhiệm vụ liên quan đến việc sử dụng Excel.
Những nhân viên tốt nhất để tiến hành phân tích này là những nhân viên xuất sắc trong nhóm nhân viên mục tiêu. Nhân viên xuất sắc thực hiện các nhiệm vụ một cách xuất sắc, qua đó thể hiện trình độ chuyên môn cao. Thông tin từ những nhân viên này cho bạn thấy cách làm việc đúng đắn.
Tuy nhiên, thông tin từ những nhân viên có hiệu suất kém cũng có thể hữu ích. Bằng cách nói chuyện hoặc quan sát những nhân viên đang gặp khó khăn, bạn có thể thấy rõ hơn khoảng cách về kiến thức hoặc kỹ năng giữa nhóm người kém hiệu quả và nhóm người xuất sắc. Thông tin này giúp bạn quyết định nên phát triển các hoạt động thực hành cho nhiệm vụ nào.
Một lưu ý cuối cùng, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ khảo sát để tiếp cận số lượng lớn đối tượng. Sau khi phát triển danh sách nhiệm vụ ban đầu, bạn có thể sử dụng một công cụ như Questionmark hoặc SurveyMonkey để cung cấp JTA dưới dạng khảo sát. Điều này cho phép nhân viên đánh giá các nhiệm vụ về tần suất, độ khó và tầm quan trọng vào thời điểm thuận tiện cho họ và nó cũng cho giúp bạn tiếp cận nhiều người trong nhóm nhân viên mục tiêu hơn.
Loại 3: Phân Tích Người Học (Learner Analysis)
Bạn tiến hành phân tích người học (còn được gọi là “phân tích đối tượng mục tiêu“) để tìm hiểu thêm về những nhân viên mà bạn hy vọng sẽ cải thiện hiệu suất. Cụ thể, bạn thu thập thông tin về các nhân viên trong nhóm nhân viên mục tiêu liên quan đến:
- Kiến thức nền tảng
- Mức độ thành thạo với công nghệ
- Hình thức đào tạo yêu thích (eLearning, trực tiếp, webinar)
Cuộc trò chuyện (hoặc bảng câu hỏi) này nên tập trung vào việc thu thập thông tin từ nhân viên sẽ ảnh hưởng đến cách họ tương tác với khóa đào tạo tiếp theo. Ví dụ: nếu bạn đang muốn triển khai chương trình eLearning quy mô rộng, bạn muốn xác định xem đối tượng của mình đã có bao nhiêu kinh nghiệm với việc tham gia các khóa học trực tuyến.
Nếu nhân viên mới tham gia eLearning, họ có thể cần thêm hướng dẫn về cách tương tác với khóa đào tạo. Tóm lại, bạn sử dụng thông tin thu thập được trong phân tích người học để đưa ra quyết định thiết kế đào tạo, chẳng hạn như:
- Mức độ của chỉ dẫn (đơn giản, chuyên sâu, cụ thể, chi tiết) hoặc hướng dẫn cần cung cấp
- Mức độ hỗ trợ công nghệ cần thiết
- Phương thức cung cấp
Khi bạn bỏ qua phân tích này, bạn có thể gây thất vọng cho nhân viên và thêm những rào cản không cần thiết vào quá trình học tập. Bằng cách đảm bảo rằng chương trình đào tạo của bạn được thiết kế cho đúng nhóm đối tượng mục tiêu, bạn sẽ tối đa hóa khả năng thành công của chương trình đào tạo của mình.
Thách thức tiềm ẩn với phân tích người học
Thường thì, đối tượng mục tiêu cho đào tạo doanh nghiệp rất rộng. Điều này dẫn đến hiếm khi người học thực sự đạt được kết quả tốt, đặc biệt nếu đào tạo nhằm mục đích cải thiện hiệu suất. Điều tốt nhất bạn có thể làm trong trường hợp này là cố gắng phân loại các nhóm nhân viên mục tiêu mà bạn muốn cải thiện hiệu suất, sau đó tiến hành các phân tích tiếp theo với từng nhóm và thiết kế các chương trình đào tạo riêng biệt.
Loại 4: Phân Tích Bối Cảnh Đào Tạo (Instructional Context Analysis)
Phân tích bối cảnh đào tạo không phổ biến bằng các phân tích khác, nhưng nó có tiềm năng loại bỏ các rào cản đối với việc học tập. Để tiến hành phân tích này, bạn tự hỏi mình rằng nhân viên sẽ ở trong bối cảnh nào khi họ tương tác với khóa đào tạo.
Đối với đào tạo trực tiếp, bạn muốn xác định vị trí chính xác nơi nhân viên sẽ tham gia đào tạo. Ví dụ: nếu đó là một phòng hội nghị, bạn có thể tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi sau:
- Có công nghệ nào sẵn có trong phòng hội nghị không?
- Có bảng trắng không?
- Có bao nhiêu chỗ ngồi?
- Âm thanh như thế nào?
Bằng cách phân tích bối cảnh đào tạo trước khi thiết kế bất kỳ khóa học nào, bạn có thể điều chỉnh hướng dẫn của mình hạn chế những rủi ro tiềm ẩn cho chương trình đào tạo.
Ví dụ: bạn sẽ không thiết kế một hội thảo 50 người cho một phòng chỉ đủ chỗ cho 20 người và bạn sẽ không thiết kế một bản trình chiếu PowerPoint cho người dẫn chương trình nếu không có cách nào để chiếu PowerPoint đó trong quá trình đào tạo.
Khi xử lý eLearning hoặc webinar, việc trả lời một số câu hỏi sau về bối cảnh đào tạo sẽ hữu ích:
- Nhân viên đang sử dụng thiết bị nào để truy cập khóa đào tạo?
- Kích thước màn hình của các thiết bị là bao nhiêu?
- Tốc độ internet của nhân viên ở nơi họ sẽ truy cập khóa đào tạo là bao nhiêu?
Đọc thêm: Moblie Learning Là Gì? Lợi Ích Và Ứng Dụng Của M-learning
Kết luận
Phân tích là chìa khóa mở ra cánh cửa thành công của mọi chương trình đào tạo. Khi chúng ta hiểu rõ nhu cầu, công việc, người học và bối cảnh, chúng ta không chỉ tạo ra những khóa học hiệu quả mà còn góp phần nâng cao năng lực và hiệu suất của đội ngũ.
Hãy nhớ rằng, một khóa học được thiết kế tốt không chỉ truyền đạt kiến thức mà còn phải tạo ra sự thay đổi tích cực trong hành vi và kết quả làm việc của người học.
Đọc thêm các bài blog sau nếu bạn quan tâm tới Thiết kế đào tạo (Instructionl design)
Theo dõi các kênh của Nettop để cập nhật các kiến thức mới nhất, xu hướng và những thông tin hữu ích trong lĩnh vực L&D và E-learning:
Ngoài ra, bạn có thể tham gia Cộng đồng Articulate Storyline & Thiết kế eLearning pro để trao đổi, học hỏi và chia sẻ những điều thú vị về thiết kế đào tạo & e-Learning.
Đọc thêm: Mô Hình Kirkpatrick – 4 Cấp Độ Đánh Giá Đào Tạo
Liên hệ với Nettop